Was ist EDI? Elektronischer Datenaustausch einfach erklärt.
EDI steht für Electronic Data Interchange – den automatischen Austausch strukturierter Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen direkt zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen, ohne E-Mail, PDF oder Abtippen.
Wer Lebensmittel an den Einzelhandel liefert, stößt früh auf drei Buchstaben: EDI. Große Handelsketten wickeln ihre Bestellprozesse fast vollständig elektronisch ab und erwarten das auch von ihren Lieferanten – oft schon als Bedingung für die Listung.
Wie funktioniert EDI?
Beim klassischen Bestellweg schickt der Kunde eine E-Mail oder ein PDF, jemand tippt die Bestellung ins Warenwirtschaftssystem, und beim Lieferschein passiert dasselbe rückwärts. Bei EDI entfällt dieser manuelle Schritt: Das System des Händlers erzeugt eine Bestellung in einem genormten Datenformat und überträgt sie direkt an das System des Lieferanten. Dort wird sie automatisch eingelesen, geprüft und weiterverarbeitet.
Damit das funktioniert, sprechen beide Seiten dieselbe „Sprache“. Im europäischen Handel ist das meist EDIFACT, ein internationaler Standard der Vereinten Nationen. Artikel werden über GTIN/EAN-Nummern identifiziert, Unternehmen und Lieferadressen über GLN (Global Location Number) aus dem GS1-System.
Die wichtigsten EDI-Nachrichten im Lebensmittelhandel
| Nachricht | Bedeutung | Richtung |
|---|---|---|
| ORDERS | Bestellung des Händlers | Handel → Lieferant |
| ORDRSP | Bestellbestätigung (Order Response) | Lieferant → Handel |
| DESADV | Lieferavis: kündigt an, was wann geliefert wird – inklusive Chargen und MHD | Lieferant → Handel |
| INVOIC | Rechnung in elektronischer Form | Lieferant → Handel |
Gerade das DESADV ist im Lebensmittelbereich zentral: Es enthält je Palette die Chargennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten und ist häufig mit dem SSCC-Palettenetikett (NVE) verknüpft. Der Händler weiß so schon vor Ankunft des LKW, was genau auf welcher Palette liegt.
Warum verlangt der Handel EDI?
- Geschwindigkeit: Bestellungen sind in Sekunden im System des Lieferanten.
- Fehlervermeidung: Kein Abtippen bedeutet keine Zahlendreher bei Mengen oder Preisen.
- Rückverfolgbarkeit: Chargen- und MHD-Daten wandern strukturiert mit der Ware.
- Prozesskosten: Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung laufen weitgehend automatisch.
Was brauchst du als Lieferant für EDI?
Drei Bausteine: erstens ein Warenwirtschafts- oder ERP-System, das die Nachrichten erzeugen und verarbeiten kann. Zweitens einen Übertragungsweg zur Gegenstelle – häufig über einen EDI-Dienstleister (Clearing-Center). Drittens saubere Stammdaten: GTIN je Artikel, GLN je Standort und korrekt gepflegte Gebindestrukturen.
In der Praxis scheitern EDI-Projekte selten an der Technik, sondern an den Stammdaten und am Testlauf mit dem Handelspartner. Plane für eine neue Anbindung einige Wochen ein. Mehr dazu unter ERP-Integration.
Häufige Fragen
Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht – aber viele Handelsketten machen EDI zur Voraussetzung für die Zusammenarbeit oder berechnen Gebühren für Papier- und PDF-Prozesse. Faktisch führt an EDI bei einer LEH-Listung selten ein Weg vorbei.
Das hängt vom Weg ab: Läuft EDI über einen Fulfillment-Partner mit bestehender Infrastruktur, zahlst du meist nur die Einrichtung der jeweiligen Handels-Gegenstelle. Baust du selbst auf, kommen ERP-Anpassung, Dienstleistergebühren und Testaufwand zusammen – realistisch ein vierstelliger Betrag pro Anbindung plus laufende Kosten.
Beides verbindet Systeme. EDI ist der etablierte Standard für Handelsdokumente mit genormten Nachrichtentypen wie ORDERS und DESADV. APIs sind flexibler und moderner, aber jede Anbindung ist individuell. Der Lebensmitteleinzelhandel arbeitet überwiegend mit EDI; Shops und Marktplätze eher mit APIs.
Der Serial Shipping Container Code (deutsch: Nummer der Versandeinheit, NVE) ist eine weltweit eindeutige Nummer für eine Versandeinheit, meist eine Palette. Sie steht als Barcode auf dem Palettenetikett und verknüpft die physische Palette mit den Daten im DESADV.
Weiterlesen: Was ist eine Charge? · Was ist das MHD?
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